Comment se concentrer (en télétravail) et être plus productif ? Partie 1 : La méthode Pomodoro

Posté par Clémence Huckel  le 02/04/20 10:04
Clémence Huckel
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Il est parfois dur de se concentrer : des idées ou des angoisses qui vous trottent dans la tête, un coup de fatigue, un collègue qui renifle, des notifications de réseaux sociaux… Avec cette période de confinement et de télétravail, il est peut-être encore plus difficile d'être productif et de ne pas se laisser distraire. C'est pourquoi aujourd'hui nous allons décortiquer une méthode qui permet de se concentrer et d'être plus efficace, une méthode qui va peut être changer votre façon de travailler en télétravail, mais pas que... Il s'agit de la méthode Pomodoro

Pour commencer et pour frimer lorsque vous parlerez de cette méthode miracle, pour ceux qui n'ont pas pris italien LV2, sachez que "pomodoro" signifie tomate. Elle est appelée ainsi en référence aux petits minuteurs en forme de tomate utilisés en cuisine, car la méthode Pomodoro est avant tout une méthode de gestion du temps. Elle a été développée par Francesco Cirillo à la fin des années 80 (d'où l'italien). 

Donc pour tous ceux qui n'arrivent pas à se concentrer, à ceux qui sont trop distraits, qui n'arrivent pas à être productifs, qui se découragent, qui procrastinent ou qui culpabilisent, cette méthode est faite pour vous. 

Premier principe : découper ses projets 

Ce premier principe doit être appliqué autant avec cette méthode que sans : découpez vos projets en tâches, sous-tâches, etc, cela permettra d'être moins effrayé par la quantité de travail qu'un projet demande, ainsi que de pouvoir avancer de manière visible. Ce n'est pas parce que vous n'avez pas fini un projet en une journée que vous n'avez pas avancé, au contraire. Réaliser des sous-tâches permettra de vous rendre compte que vous avez effectivement réalisé quelque chose, et vous permettra de connaître le plaisir de cocher beaucoup plus de fois les petites cases de votre to-do list (et ça, c'est vraiment une sensation agréable). 

Établissez votre planning journalier avec vos sous-tâches, que les puristes appellent des pomodori (des tomates). Faites en sorte que chaque tâche soit réalisable en 25 minutes (je vais m'expliquer plus bas). Ne vous inquiétez pas, au début il sera difficile de jauger votre temps, mais à force et en prenant des notes sur les différentes tâches, il vous sera de plus en plus aisé de trouver la bonne "taille" de Pomodoro. 

Si vous avez des tâches trop petites, regroupez-les afin de faire des groupes de 25 minutes. 

Commencez votre journée en regardant vos tâches à faire et en les hiérarchisant selon leur ordre de priorité ou d'importance. 

 

Deuxième principe découper son temps 

Comme expliqué plus tôt, cette méthode se base sur une bonne gestion du temps. En effet, le principe même de la méthode Pomodoro est de découper ses sessions de travail comme suit : 

  • 1 session Pomodoro de 25 minutes. 
  • 5 minutes de pause. 
  • 1 session Pomodoro de 25 minutes. 
  • 5 minutes de pause. 
  • 1 session Pomodoro de 25 minutes. 
  • 5 minutes de pause. 
  • 1 session Pomodoro de 25 minutes. 
  • 15 à 20 minutes de pause. 

Methode pomodoro planning

Pour jouer le jeu, il faut favoriser ces sessions de 25 minutes en étant le plus productif possible : en coupant toutes distractions, en évitant d'être interrompu. Chaque cycle doit être concentré sur une seule et même tâche. Ne prévoyez pas trop de chose et ne vous laissez pas distraire par le mail qui vient d'arriver ou la notification de votre téléphone. Il faut absolument être monotâche durant ce laps de temps. Les pauses vous serviront à pouvoir vous concentrer pendant vos sessions, mais également à vous permettre de prendre du recul sur votre réflexion. Elles sont importantes, car elles préviennent également l'épuisement mental. Évitez la lecture des mails ou les réseaux sociaux pendant ces petits breaks, bien trop chronophage.

Un session de 25 minutes en étant 100% concentré et efficace est faisable. Et si vous pensez qu'il y a trop de pauses, gardez bien ces chiffres à l'esprit : 

1 cycle = 4 x 25 + 3 x 5 soit 115 minutes soit 1h55. Dans chaque cycle, vous avez au moins 1h40 où vous serez entièrement productif. 

 

Si vous partez par exemple sur une journée de travail de 7 heures, avec horaires de bureau tels que 9h-12h, 14h-18h. Vous pourrez répartir votre journée comme suit : 

  • 9h-9h30 : Lecture des mails, organisation de la journée 
  • 9h30 - 11h25 : premier cycle.
  • 11h25 - 11h40/45 : pause 
  • 11h45-12h : relecture, réorganisation pour l'après-midi, gestion des imprévus, etc. 
  • 14h-15h55 : deuxième cycle 
  • 15h55 - 16h15 : pause
  • 16h15-18h : troisième cycle

Pensez à prévoir du temps au sein d'une de vos sessions pour gérer les imprévus et les urgences. 

 

Que faire pendant notre session si …

Quelqu'un m'interrompt ? 

Essayez d'écourter poliment, dans la mesure du possible, et prévoyez un moment plus tard pour aller voir la personne. 

Je pense à une nouvelle chose à faire ? 

Si elle prend moins de deux minutes, réalisez-là tout de suite. Sinon, notez la sur un carnet ou un post-it, afin qu'elle soit insérée dans une prochaine session. 

Je pense à autre chose, je m'éparpille ? 

Malheureusement, seules votre volonté et votre discipline peuvent vous aider. Efforcez-vous de vous recentrer sur la tâche en cours et son objectif. 

Vous êtes bloqué ou vous n'arrivez pas à réaliser votre tâche ? 

Prenez du recul, arrêtez vous quelques minutes. Si aucune solution n'est trouvée, listez des potentielles solutions alternatives à faire dans une prochaine session. 

 

Que faire vous avez fini votre session et que …

Je n'ai pas fini ma tâche ? 

Si vous pensez pouvoir la finir ou en tout cas finir la majeure partie dans les 5 prochaines minutes, finissez-là et décalez votre petite pause. Sinon, programmez ce qu'il reste à faire pour une prochaine session.

On vous regarde bizarrement parce que vous prenez trop de pause ? 

Tant pis. Ce rythme vous permet d'être plus concentré et plus positif, cela est gagnant pour tous le monde. De plus il est prouvé que votre niveau de concentration baisse si vous ne prenez jamais de temps, la pause permet de vous maintenir efficace tout au long de la journée. Prenez ce temps pour remplir votre bouteille d'eau (et rester hydraté !), aller à l'imprimante, prendre un café, un thé ou bien même rêvasser. 

Les outils : 

Si vous voulez le faire à l'ancienne, rien ne vous empêche. Munissez vous d'un minuteur de cuisine, d'un papier et d'un stylo. À la fin de chacune de vos sessions, le minuteur sonnera. Notez alors une croix sur votre papier et prenez 5 minutes de pause. Au bout de la quatrième croix, prenez une plus longue pause. 

Pour les autres, sachez qu'un grand nombre d'applications ou de sites permettent de suivre une telle méthode : 

  • PomoDone App : l'application de la méthode Pomodoro avec importation de vos to-do list depuis Slack, Trello ou Todoist. L’application dispose même d’une extension Google compatible avec Chrome, Google Docs, Sheets et Slides.
  • Focus 10 pour Windows 10 ou Brain Focus pour Android : le pur Pomodoro
  • Scheduler pour Android
  • NTask : l'outil de collaboration avec minuteur intégré 

 

En règle générale, si vous allez sur votre marché d'application (app store, google play, etc) et que vous tapez "pomodoro", vous devriez voir pas mal d'applications dédiées à une telle méthode !

 

Photo by Alex Ghizila on Unsplash

Topics: conseils, BusyBiz, productivité, méthodologie

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