Télétravail et collaboration, quelles solutions ?

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Moins de temps dans les transports ou dans les embouteillages, plus de temps pour les enfants ou le foyer, moins de stress, plus de calme… On pourrait ajouter beaucoup de points à cette liste d’avantages à être en télétravail, qu’ils relèvent du confort des salariés ou de la productivité. Mais avec la crise sanitaire du Covid-19, le home office n’est pas un choix de confort, mais bien une nécessité, pour la santé de tous.

Nous sommes nombreux à travailler de chez nous dont certains, peu habitués et dont les entreprises n’ont pas eu le temps de bien mettre les choses en œuvre pour optimiser le travail à distance entre les collaborateurs confinés. L’équipe BusyBiz est familiarisée avec ce mode de travail. Nous allons donc vous donner quelques conseils pour collaborer au mieux avec votre équipe.

1. Les pré-requis pour un travail à distance efficace

Évidemment ! Pas de télétravail efficace sans un bon accès Internet… C'est bien l'élément indispensable pour être productif à distance. Votre WIFI n’a pas assez de débit ? Vous perdrez beaucoup de temps à attendre que les pages chargent, que vos emails soient envoyés ou vous perdez l'image en pleine conférence, voire pire, vous serez complètement déconnecté... Essayez alors de vous connecter avec un câble, cela devrait améliorer la rapidité de connexion et si le problème persiste, vous pouvez demander une clé 4G à votre employeur.

b) Un contexte qui permet de se concentrer

Un endroit calme, on le sait bien, c’est délicat en temps de confinement avec les enfants qui veulent profiter de leurs parents à la maison, les voisins qui chantent, qui bricolent, ou même d’expérience, qui écoutent de l’opéra à fond les ballons ! Toutefois, essayez de trouver un endroit où vous serez dérangé un minimum, au moins durant vos réunions. Fermez les fenêtres, occupez vos enfants avec les devoirs à distance, un coloriage, un bricolage, un film ou un dessin animé (oui, c'est un peu utopique, on vous l'accorde, mais parfois, ça marche au moins 45 minutes).

Il vous manque une souris ? Un support d’ordinateur ? Un casque ? Vous pouvez faire une demande à votre employeur pour vous fournir ces éléments. Travailler dans de bonnes conditions est essentiel et il est encore possible de se faire livrer (ouf !).
Si vous êtes employeur, recensez les demandes et les adresses de chacun afin que tout le monde puisse recevoir le bon matériel directement chez soi.

2. Les outils collaboratifs

Comment continuer à collaborer avec vos collègues ? Comment rester en contact avec vos clients et prospects ? C’est la problématique principale de ce télétravail qui, pour certaines entreprises, s’est imposé sans qu’elles aient eu le temps nécessaire pour s’y préparer au mieux. Trouver des solutions dans l’urgence, tout en continuant à travailler, ce n’est pas facile… 

Vous souhaitez partager des fichiers ? Suivre un projet ? Faire une réunion en ligne ? Partager votre écran ? Quelle que soit la problématique, il existe un outil adapté à votre structure, et accessible facilement. Nous vous aidons à y voir plus clair.

Pour ce qui est des appels, discussions et des réunions internes, il existe différents éléments qui proposent une version gratuite. Bien entendu, pour tous ces éléments, il faudra créer des comptes utilisateurs. Nos suggestions :

• Microsoft teams : c’est l’application de communication collaborative de Microsoft. Le service permet notamment les appels, les chats, les conversations de groupe, les réunions en ligne avec partage d’écran. Teams s’intègre à la suite Office 365.
• Hangouts : c’est la plateforme de messagerie instantanée et de vidéoconférence de Google. Chat, appels, conversations et réunions de groupe, appels de groupe sont facilités via cette application. 
• Slack : c’est une plateforme de communication collaborative, elle s’organise en canaux qui correspondent chacun à un sujet de discussion. On peut partager des fichier sur chaque canal et chatter ou appeler les membres d'un canal.
• Zoom : c’est service de conférence à distance. Il permet de combiner réunions en ligne, chat, collaboration mobile et conférences.

Bien sûr, il existe d’autres outils, mais ce sont ceux que nous avons retenus parmi ceux que nous avons déjà utilisés et approuvés. 

Notre chouchou : Teams. Il n'est pas forcément évident à prendre en main dans toutes les fonctionnalités mais il devient ensuite un vrai allié. Vous pouvez y connecter d’autres outils que la suite Office 365 : des applications de suivi de projet, de planification d’équipe, de CRM... Et surtout, il est rapide à installer et Gratuit !

b) Pour le suivi de projet :

Là encore, différentes solutions s'offrent à vous. Toutes existent en version gratuite et en version payante, avec des fonctionnalités plus avancées.

• Trello : inspiré de la méthode Kanban, il s’articule autour d’organisations (pour chaque équipe). Les organisations contiennent des tableaux pour chaque projet et des listes pour chaque sous-projet. Chaque élément de projet est une carte à laquelle on peut appliquer des listes à cocher, des commentaires, des éléments à marquer et à attribuer et des dates butoires. Les cartes peuvent basculer d’une liste à l’autre pour indiquer l’avancement du projet global. 
• Asana : c'est un gestionnaire de communication d’équipe. On peut y créer des espaces de travail pour chaque équipe, des projets, des étiquettes. À chacun de ces éléments on peut ajouter des tâches, des notes et des commentaires. Le but d’Asana est de pouvoir gérer et planifier les projets en équipe et sans email.
• Wrike : dans sa version de base, Wrike vous permet de gérer des tâches et des sous-tâches, de partager des tableaux de bord, et de créer des diagrammes de gantt pour suivre l’avancée de vos projets.
• Wimi : c'est un outil de gestion de projet qui permet aux utilisateurs de gérer les projets en centralisant les données et les documents relatifs à leurs projets : tâches, calendrier, discussions, etc…

Ici encore, il en existe d’autres, mais ce sont ceux que nous avons pu tester en interne ou avec nos clients. 

Notre chouchou : Trello ! Il est facile à prendre en main, intuitif et la version gratuite est très performante. Et il peut être connecté avec Teams ! (Bon ok, Asana aussi…)

3. Le stockage et transfert de fichiers :

Pour collaborer à distance, mettre à la disposition de tous les mêmes documents est indispensable. Il faut que tous les acteurs d’un même projet puissent accéder aux mêmes documents. Vous n’avez pas eu le temps de vous préparer à faire sans votre lecteur commun ? Nous vous proposons quelques solutions testées et approuvées par notre équipe. 

Nous avions publié en novembre 2018 un article intitulé 3 solutions pour vos partage de fichiers. Nous y comparions 3 plateformes  pour mettre les fichiers à dispositions des équipes en présentant les avantages et inconvénients de chacune. 

• Google Drive : le service de stockage de fichier de Google présente le gros avantage de proposer en plus une suite bureautique. Les documents créés via cette suite peuvent être modifiés en temps réel par plusieurs utilisateurs. On peut ainsi laisser des commentaires à ses collaborateurs et travailler à plusieurs en même temps sur un même fichier. 
• Dropbox : c’est la plateforme de partage de fichiers la plus répandue dans le monde. L’avantage de Dropbox est qu’un historique des modifications est conservé et les versions précédentes peuvent être récupérées.
• One Drive : il s’agit de la plateforme de stockage de Microsoft. Comme Google Drive. L’avantage est que les fichiers sont disponibles hors connexion.

Bien entendu, nous avons eu l’occasion de tester d’autres solutions, notamment pour le transfert de fichier avec nos clients :

• WeTransfer : le service permet de déposer des fichiers et de les rendre accessibles via un lien de manière temporaire. On peut transférer 2Go en version gratuite, et 20Go en version payante. 
• Transfernow : la plateforme permet de déposer des fichiers et des dossiers entiers, sans les zipper. On peut ajouter un mot de passe pour sécuriser son transfert et le différer. En version gratuite, il est possible de déposer 4Go de document contre 20Go en version payante.

Notre chouchou : Google Drive ! Approuvé par toute l’équipe BusyBiz. Il facilite les interactions et la collaboration.

Nous espérons que ces quelques propositions vous aideront dans vos choix. Il n’est pas trop tard pour prendre de bonnes habitudes et réajuster les solutions choisies, le confinement devrait encore durer un moment !