Dans l’épisode 1 de cet article sur les outils de gestion de projets digitaux, nous avons passé en revue les concepts et outils des deux premières grandes phases d’un projet digital : l’initialisation ainsi que l’étude et la conception. Dans ce deuxième épisode nous allons découvrir tous les outils de planification, de suivi et de finalisation.
Phase 3 : Planification
Une fois la phase d’étude et de conception terminée, vous avez une vision fonctionnelle et technique aboutie qui va vous permettre de décomposer les activités de votre projet au niveau de détail le plus fin.
Nous allons donc exploiter 3 outils interdépendants :
- Le PBS (Product Breakdown Structure) : il s’agit de la décomposition hiérarchique des composants de votre projet. Cette structure permet de partir de votre projet global et d’en extraire chaque composant et sous-composant. Cela vous aidera notamment à identifier les ressources matérielles nécessaires au bon déroulement du projet.
- Le WBS (Work Breakdown Structure) : c’est une décomposition hiérarchique similaire mais qui cible les activités du projet et les tâches à réaliser. Certaines tâches seront liées directement à un composant du PBS, d’autres non, comme toutes les tâches de gestion de projet par exemple. Contrairement au PBS qui présente des composants, dans le WBS, chaque bloc est une tâche. Nous vous encourageons donc à utiliser des verbes pour clarifier les différences PBS/WBS.
- L’OBS (Organizational Breakdown Structure) : organigramme des sites, services et profils des différentes équipes concernées. Il ne s’agit pas forcément de définir les individus mais plus particulièrement les compétences associées à un profil ou un poste.
Une fois vos PBS, WBS et OBS finalisés, vous pouvez exploiter une matrice RACI pour structurer les champs d’actions pour chaque poste. Il s’agit d’un tableau qui présente toutes les tâches de votre projet en ligne et toutes les fonctions de votre OBS en colonnes. Le reste du tableau est rempli selon les responsabilités de chaque poste pour chaque activité. Pour chaque case, 4 lettres sont disponibles :
- R pour Responsible (Responsable en français) : pour la personne qui doit réaliser la tâche en question
- A pour Accountable (Responsable au sens de validation, attention aux faux-amis) : pour la personne qui valide la réalisation de l’activité.
- C pour Consulted (Consulté en français) : pour les profils qui sont interrogés notamment pour leur expertise particulière.
- I pour Informed (Informé en français) : pour indiquer que certains profils sont informés de la réalisation de certaines tâches.
Pour vous simplifier la vie, Busybiz vous propose un modèle de RACI en libre téléchargement !
Vient ensuite l’étape de planification et avant toute chose, d’ordonnancement des tâches.
L’objectif est de définir quelles tâches sont dépendantes les unes des autres et quelles tâches peuvent être effectuées en simultané.
Le livrable final est un planning avec jalons et ressources, le formalisme le plus courant étant le diagramme de Gantt.
Parmi les outils à disposition pour réaliser votre diagramme de Gantt, nous retrouvons l’inévitable Microsoft Project ou, pour une version Open Source : Gantt Project ou Project Libre.
Et là, vous allez me dire que ça commence à faire beaucoup d’outils différents ! Et vous auriez raison, c’est pourquoi nous vous proposons une liste d’outils en ligne avec des formules d’abonnements diverses, et qui vous accompagneront dans votre gestion de projets, depuis le découpage en tâche jusqu’à la coordination des équipes autour d’un Gantt.
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La boîte à outils complète ! La complétude des outils et les interconnexions possibles font de Jira un outil structurant et performant pour gérer les projets de grande envergure. Parmi les outils indispensables : le ticketing, la structuration de backlog, le suivi du temps passé et les reportings. Le plus réside également dans la connexion d’outils tiers comme Zapier pour l’automatisation, Draw.io pour les diagrammes, etc. |
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Le visuel au service des outils Asana, c’est avant tout un outil user-friendly pour structurer les tâches d’un projet dans vos équipes. Très simple de prise en main, l’application propose également des vues calendriers ou Agile, ce qui permet de proposer la vue la plus adaptée à son mode de fonctionnement.
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L’efficacité sans complexité A l’instar d’Asana, Wrike propose un outil de découpage de vos projets en tâches mais également de définir la timeline de votre projet en priorisant les différentes activités à réaliser. Idéal pour rassembler vos équipes autour d’un outil simple d’accès.
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La simplicité ! Trello a un avantage sur la concurrence, sa simplicité d’accès et d’affichage. En quelques minutes, vous configurez des tableaux en mode Agile, définissez les tâches de votre projet et partagez tout ça avec vos équipes.
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Le compromis de la souplesse Pour finir, Monday un jeune outil qui cumule les avantages d’une solution très simple de prise en main comme Trello avec des composants et outils plus complets à l’instar d’Asana. Avec des tableaux de bords visuels et configurables, vous structurez vos projets en quelques clics. |
Phase 4 : Suivi et finalisation
Si votre planification est bien en place et clairement définie, il faut bien comprendre qu’un planning est une partition dynamique. De ce fait, il faut effectuer le suivi nécessaire sur l’avancement des différentes activités.
Le point critique est donc d’avoir accès à l’information. Pour cela nous vous encourageons à établir des mini-réunions de suivi de manière hebdomadaire ou quotidienne selon la volumétrie du projet. Evidemment, les outils cités plus haut sont parfaitement adaptés pour le suivi d’avancement des tâches.
Pour les aspects moins organisationnels, nous vous proposons d’utiliser un outil de rétrospective issu des méthodes Agiles : Reetro.
Il s’agit d’un outil collaboratif qui permet notamment de classer des commentaires par catégories (traditionnellement : Satisfaisant, Mitigé, Bloquant). L’objectif est de mettre en évidence les bonnes pratiques et les axes d'amélioration.
Et l’interconnexion dans tout ça ?
C’est le mot d’ordre chez Busybiz : avoir des outils performants c’est bien, en tirer le maximum en les interconnectant, c’est mieux !
En dehors des possibilités via les outils eux même (Jira, Trello, etc.), des outils d’automatisation et d'interconnexions existent et permettent de faire le lien entre tous les éléments de votre système d’information.
Parmi ces outils, nous retrouvons Zapier, le plus abouti ou IFTT, le plus simple d’accès. Pour en savoir plus sur ces outils, retrouvez notre ancien article “Comment automatiser des tâches pour gagner en performance”
Conclusion
Nous avons passé en revue les grandes phases de la gestion de projets et avons proposé quelques outils qui nous semblent incontournables mais s’il fallait retenir un grand principe, ce serait celui-ci : “chaque projet est une aventure différente, savoir s’adapter constitue le plus grand des atouts”. En démarrant un nouveau projet, posez-vous la question de la pertinence des outils à exploiter et si vous avez besoin d’aide pour gérer un de vos projets complexes ou besoin de précisions autour d’un outil ou nécessité d’un outil plus performant ? Contactez-nous pour échanger avec un expert de la gestion de projet !
