Après vous avoir parlé de la méthode Pomodoro, de la méthode FlowTime et de la chronobiologie, nous vous proposons aujourd'hui une méthode de travail qui se concentre plus sur l'organisation de vos tâches, appelé méthode GTD.
Qu'est ce que la méthode GTD ?
Cette méthode est un acronyme pour Getting Things Done (en français : faire en sorte que les choses soient faites). Elle a été inventée en 2001 par David Allen, spécialiste en management et spécialiste de la productivité, qui la détaille dans son ouvrage "S'organiser pour réussir", devenu un best-seller.
Le principe : avoir une organisation au top, afin de pouvoir réussir à travailler dans un état de Flow.
Avec une organisation efficace, vous retirerez les sollicitations intempestives et les imprévus, vous sentirez moins de découragement et de flou dans vos actions. Cette méthode est donc particulièrement efficace si vous vous sentez submergés ou débordés.
GTD : Un workflow en 5 étapes
Le flux de travail de la méthode GTD se déroule en 5 étapes :
- Collecter tout ce qui nécessite votre attention
- Traiter : décider de ce qu'il faut faire de ce que vous devez en faire
- Organiser les actions à faire
- Revoir les actions, passer en revue les options
- Agir : il est venu le temps de l'action
1. Collecter
Qui dit organisation, dit liste ! En premier lieu, noter tout ce qui vous vient à l'esprit, toutes les idées et toutes les tâches à faire, sans essayer de les organiser ou de les classer.
L'objectif : vous libérer l'esprit. Comme le dit David Allen :« Votre cerveau est fait pour avoir des idées, pas pour les retenir. »
Essayez d'avoir qu'une seule liste, rassemblez au maximum vos agenda, to-do list, post-it, etc…
2. Traiter
Une fois toutes les tâches listées, il est temps de les traiter, et de clarifier votre liste.
Pour chaque ligne de votre liste, posez-vous les questions suivantes :
- est-ce prioritaire ?
- est-ce que ça nécessite une action ? Si oui, identifier s'il s'agit d'un projet, et définissez la nature de ce projet. Si non, vous pouvez : la supprimer, l'incuber (la garder pour plus tard) ou l'archiver (la mettre dans le calendrier).
- Quelle est la prochaine action à faire : définissez toujours la première action à accomplir pour la réaliser.
- Est ce que cette action dure moins de 2 minutes ? Si oui, réalisez la de suite. Si non, notez-la pour plus tard, ou déléguez.
3. Organiser
Une fois avoir clarifié vos tâches, il est temps d'organiser votre travail.
Parmi les tâches actionnables, classez-les dans les catégories suivantes :
- Tâches un jour/peut être : ce sont les tâches qui n'ont pas de laps de temps particulièrement attachés, qui sont non urgentes mais qui doivent être conservées. Cela peut être des idées de changement ou des compétences à acquérir.
- Références : ce sont toutes les choses utiles pour plus tard, qui ne nécessitent pas forcément d'action (des documents, des tutoriels, des sites, des blogs, …)
- Poubelle : tout ce qui n'est et ne sera plus utile.
- Projets : tout ce que vous avez à faire, ce qui nécessite une action. Pensez aux résultats : décrivez le résultat visé en une phrase, imaginez vous l'atteindre et pensez aux conséquences.
- En attente : tout ce que d'autres personnes ont à vous livrer, en notant le nom de la personne et le délai (cela peut être des rendus comme des mails). Une fois le délai dépassé, il suffira de renvoyer des rappels.
Enfin, une fois toutes ces tâches triées, faites une liste : prochaines actions. Il s'agira alors de toutes les actions que vous allez faire immédiatement, dans la matinée ou dans la journée.
4. Revoir
Le principe de cette méthode est de très régulièrement revoir les différentes listes et les mettre à jour, surtout les listes "calendrier", "prochaines actions" et "en attente". N'oubliez pas également de consulter la liste "Un jour/peut être", afin qu'elle ne devienne pas trop longue.
Prévoyez des revues quotidiennes et hebdomadaire, afin de ranger ou trier à nouveau vos listes, redéfinir les premières actions de chaque tâche actionnable.
5. Agir
Quand il faut y aller, il faut y aller. Après avoir tout répertorié, analysé, trié, organisé, il est temps de travailler.
Appuyez vous sur vos méthodes de concentrations préférées, mais également sur vos priorités, votre niveau d'énergie, de motivation ou votre environnement.
Adaptez vos systèmes de tri et d'organisation afin de faire en sorte que le moment de travail soit le plus clair possible.
Outils pour utiliser la méthode GTD
Trello
Trello est l'application par excellence qui est associée à la méthode GTD. Il s'agit d'un logiciel gratuit, qui permet d'organiser ses tâches, ses projets, ses idées, grâce à la mise en place de colonnes et de cartes.
Voici un exemple d'utilisation de Trello avec la méthode GTD (cliquez pour agrandir).
Source : https://trello.com/b/8vp4AkmV
La G suite
Entre Google Keep, Google Docs, Google Calendar ou le système de tri de Gmail, nous pouvons dire que Google et sa suite est totalement compatible et même bien construit pour travailler avec la méthode GTD. Le plus ? La collaboration, évidemment.
Microsoft to do
Microsoft to-do, application qui remplace l'application allemande Wunderlist, est également une plateforme de gestion de listes et de tâches, collaborative. Une nouvelle fonctionnalité MyDay, permet également d'éliminer les tâches en attente ou en retard pour se concentrer sur les tâches du jour. (Gratuit)
Omnifocus
Disponible uniquement sur IOS, cette application d'organisation permet d'automatiser ou de modifier tout un lot de tâches en même temps. Conçu particulièrement pour cette méthode, il est très pratique au niveau individuel, mais ne permet pas le partage (à voir pour cela l'outil OmniPlan).
ToDoist
La version Android (mais aussi IOS) d'Omnifocus est ToDoist, la fameuse application de to-do lists, qui intègre gamification et récompense sous forme de point de "karma", pour travailler dans le fun le plus complet.
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