Les éléments stratégiques d’une migration de données

illustration migration

Votre objectif de performances accrues ou la nécessité d’améliorer votre système d’informations vous a sans doute conduit à faire un choix : il vous faut de nouvelles applications logicielles et autres outils numériques. Se pose alors la question des données existantes : qu'en faire, et comment les intégrer au nouveau système. Bienvenue dans le monde de la migration de données !

Pour assurer une continuité de services maximale et éviter toute perte de données, il convient de voir la migration de vos données comme d’un projet à part entière. Mais laissez nous éclairez votre lanterne un petit peu.

Avant tout …

… posez-vous les bonnes questions ! Qu’est-il indispensable de migrer ? Quelle données peuvent représenter une valeur ajoutée dans mon nouveau système ?

Mais, plus important encore, il s’agit de se demander comment le nouveau système peut venir corriger des mécanismes de gestion de données perfectibles ou réparables.

En résumé, la première marche consiste à cartographier vos systèmes et vos données. Ainsi, vous pourrez structurer votre stratégie de migration dans les meilleures conditions et assurer de meilleurs services.

Planifier : la stratégie de bascule

Une fois la cartographie de vos systèmes maîtrisée, il s’agit de structurer la migration autour d’une stratégie performante. Sur ce point, chaque projet est unique et chaque SI possédant ses particularités, il nécessite une stratégie sur mesure.

Nous pouvons néanmoins retenir certains dénominateurs communs :

La nécessité de s’affranchir de toute perte de données
Le besoin en mapping*
La volonté de ne pas subir d’interruptions d’activités (tant pour ses équipes que pour ses clients et prospects)

De manière générale, une stratégie de bascule en deux phases est la plus adaptée car elle permet non seulement de démarrer la migration au plus tôt tout en réduisant la durée d’interruption de service, mais également de corriger, dans la deuxième phase, d'éventuelles erreurs. En réalité, dans certains cas, la bascule réduit à zéro tout durée d’interruption.

La bascule s’articule autour de 3 états :

Etat 1 : une situation originale (avant migration)
Etat 2 : la migration a démarré mais l’ancien système est encore opérationnel
Etat 3 : la migration des données à l’état 1 est réalisée et le nouveau système remplace le premier.

Que faire des données intégrées au système original pendant la durée de l’état 2 me direz-vous ! Et c’est bien là le challenge de la bascule. Un deuxième import de données doit avoir lieux une fois dans l’état 3 sur le même procédé de mapping que la migration initiale. De cette manière, nous rattrapons le gap de données de l’état 2 et assurons une continuité de service à 100%.

busybiz migration

Remarque : dans de nombreux cas, le simple modèle proposé devra tenir compte d’une complexité supplémentaire à savoir l’utilisation des deux systèmes en parallèle (système 1 en back-up en simultanée du nouveau système 2).

Les éléments à migrer

La cartographie des systèmes disponibles, des données ainsi que la mise en place d’une stratégie font émerger les différents éléments à migrer :

Bases de données
Applications et fonctionnalités associées
Pages Web
Services
Fichiers (voir GED)
etc.

L’objectif est alors de faire le tri entre les différents éléments à migrer et les intégrer dans un planning. Attention à ne pas surestimer la capacité de vos équipes et prévoir un temps de migration suffisamment long pour absorber la charge tout en assurant vos délais de mise en service.

Formats de données et mapping

Les données en migration vont donc être transférées d’un système à un autre. Selon les systèmes, les formats de données (type de fichiers, nature et formatage des données, etc.) seront différents et plus ou moins standardisés. C’est là que démarre la transformation de vos données.

Vous devrez donc définir pour chaque données :

Le formatage de la donnée d’entrée (date et format associé, texte, valeur numérique, énumération, etc.)
Le formatage attendu pour importer la donnée dans le nouveau système
Une politique de mapping (valeur acceptée dans le système 1 et 2)
Une politique de fusion des données (dans le cas où des données concurrentes sont observées)
Une politique de gestion des doublons

En un mot, il s’agit de définir toutes les règles qui permettront de transformer vos données en les réparant si nécessaire et en assurant une migration de 100% des données.

À ce stade, le plus dur est fait ! Le reste n’est que technique.

Quels outils pour appliquer mon mapping ?

Une fois votre stratégie de mapping en place, reste encore l’application de ce mapping. Plusieurs options principales s’offrent à vous :

Développer un outil de migration directement dans vos outils
Manipuler les données via des fichiers de données classiques permettant la mise en oeuvre de formules de calculs (CSV, Excel, Google Sheet, etc.)
Exploiter un outil dédié à la transformation de données, un ETL (Extract, Transform, Load pour Extraire, Transformer, Charger).

Le choix d’une famille d’outils dépend de nombreux paramètres dont le volume de données, la complexité des données et des politiques identifiées (mapping, fusion, doublons) ou encore les formats de données en entrées et sorties (fichiers, bases de données, etc.). Un dernier paramètre reste la possibilité d’effectuer de nombreux rounds de migration. Dans un tel cas, l’utilisation d’un ETL peut sembler indispensable.

Conclusion

Vous l’aurez compris, un projet de migration fait intervenir de nombreux concepts et nécessite une vision transversale aussi bien micro que macroscopique. Le meilleur conseil que l’on puisse vous donner en matière de migration de données reste encore l’identification claire et précise des personnes ayant accès aux données et à leur exploitation. Évidemment, encore faudra t-il libérer le temps nécessaire à ces personnes pour vous épauler tout au long de votre migration.

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