L’essor soudain du télétravail pour des raisons sanitaires n’a fait qu’accentuer la nécessité de se “digitaliser”. Certains doivent donc rapidement assimiler des méthodologies de gestion de projet orientées sur le digital, sans pour autant en maîtriser tous les éléments. Nous rencontrons donc régulièrement des chefs de projets (ou futurs chefs de projet) à qui l’on a parlé d’Agilité, de Kanban, de Lean et même de PMBOK sans pour autant leur fournir les outils adaptés au terrain et dans une démarche globale de gestion de projet de A à Z.
Par ailleurs, d’après “le poul” du Project Institute Management (PMI) en 2019, 89% des professionnels interrogés ont déclaré que leur structure avait opté pour des pratiques hybrides de gestion de projet.
Dans cet article, nous tenterons de reprendre un point de vue transverse de la gestion de projets digitaux en proposant à chaque étape, des outils et modèles pour vous équiper tout en vous laissant la latitude pour organiser vos projets de la manière la plus pertinente possible. Prêts à faire votre marché ?
La première étape consiste à avoir une vision claire des différentes phases de votre projet. Ils sont tous spécifiques et peuvent amener à des étapes variées, mais l’on peut dessiner une approche générique sous la forme de quatre grandes phases :
Dans cet article, nous allons nous concentrer sur les deux premières phases, nous vous retrouverons dans un prochain article pour les deux dernières.
Dans un premier temps, il vous faudra identifier et clarifier rapidement les éléments généraux de votre projet. Pour cela nous vous proposons un premier outil générique : le QQOQCP !
Alors oui, vous me direz c’est assez complexe à prononcer, et pourtant l’outil vient nous simplifier grandement la tâche en répondant aux questions suivantes :
Si vous vous demandez quel est le format le plus adapté pour le QQOQCP, nous vous encourageons à utiliser le MindMapping avec des outils comme XMind ou ClickUp qui vous permettent de structurer visuellement les informations.
Une fois les éléments principaux de votre projet identifiés et structurés grâce au QQOQCP, il s’agit de formaliser ces informations dans un document :
L’idée est de proposer un document présentant les informations du QQOQCP avec plus de détails et un visuel adapté à chaque type d’information.
Vous pouvez télécharger notre note de cadrage simplifiée ou, si vous cherchez plutôt un modèle de charte de projet, vous inspirer du nôtre.
Une fois le périmètre de votre projet bien identifié, la phase suivante consiste en l’étude et l’analyse des besoins exprimés ainsi que la conception d’une réponse adaptée.
Pour la phase de recueil du besoin, le meilleur des outils sera votre capacité d’écoute. Cette étape est critique car elle conditionne la bonne compréhension des besoins qui doivent être pris en compte (et qui sont parfois différents des besoins exprimés ;)).
De manière générale, nous recommandons la mise en œuvre d’ateliers de 2 à 4 heures avec les porteurs du projet. Une reformulation des besoins exprimés est nécessaire pour valider la progression et la bonne compréhension d’un atelier à l’autre.
Pour cette phase associée à la conception vous serez amenés à prioriser des éléments : besoins, solutions fonctionnelles, architectures techniques, etc.
Pour cela nous vous proposons deux nouveaux outils :
Voilà, vous avez les bases en termes de méthodes et d’outils pour initialiser vos projets ! Restez à l’écoute, dans notre prochain article lundi prochain, nous parlerons planification et finalisation. Entre temps, si vous avez besoin d’aide pour démarrer un de vos projets complexes, n'hésitez pas à nous solliciter pour en discuter !