Vous avez décidé de mettre en place une vraie stratégie de content marketing, bravo.
Vous allez donc à un moment vous attaquer à la mise en place de votre calendrier éditorial, indispensable pour orchestrer et suivre de la production et de la publication de vos contenus…
(Si vous avez d'une piqûre de rappel sur le pourquoi et le comment du calendrier éditorial, c'est par ici)
Et la première étape d'un calendrier éditorial efficace est un outil - de préférence collaboratif. En effet, à moins que vous ne gériez tout de A à Z (c'est à dire la stratégie globale, la rédaction, la relecture, la recherche iconographique ou la création graphique, la publication, la promotion et l'analyse des résultats - et je ne parle même pas des contenus vidéo...), il va vous falloir un outil qui vous permette de coordonner plusieurs intervenants, tout en gardant un oeil sur les deadlines.
Quel outil pour mon calendrier éditorial ?
Avant d'opter pour un outil, posez-vous quelques questions :
- Quel volume de contenu créez-vous ou comptez-vous créer chaque mois ?
- Quels types de contenu ?
- Vos contenus seront-ils entièrement conçus en interne ou allez-vous faire appel à des intervenants externes (agences, freelances, experts, influenceurs, etc.)
- Combien d'intervenants prendront-ils part à au processus de création de contenus ?
- Avez-vous besoin de synchroniser cet outil avec un écosystème existant ?
- Disposez-vous d'un budget spécifique ?
Du plus simple au plus puissant, voici quelques outils à considérer une fois que vous aurez les réponses aux questions ci-dessous.
#1 - Tableur
Pour une petite structure/équipe, le plus simple est un tableur, idéalement Google Sheets qui vous permettra de partager votre calendrier éditorial avec vos équipes et d'ainsi collaborer plus efficacement, et en temps réel ! La version 365 de Microsoft Excel fonctionne bien évidemment aussi.
Vous pouvez commencer tout de suite en téléchargeant notre Template de calendrier éditorial !
Avantages principaux : c'est un outil très flexible, qui s'adaptera à vos workflows de production de contenus, et complètement gratuit !
Inconvénients : il peut être difficile à lire, et plus votre volume de contenu et le nombre d'intervenants sera conséquent, plus il deviendra compliqué de s'y retrouver.
Astuce : pour garder une vue d'ensemble et l'oeil sur la calendrier, couplez votre calendrier tableur à un calendrier agenda !
#2 - Agenda
Un agenda collaboratif, comme Google Agenda, permet également d'organiser et suivre son activité de production et publication de contenu, avec les mêmes avantages collaboratifs que Google Sheets.
Bien évidemment, un calendrier Outlook partagé servira les mêmes fonctions.
Avantages principaux : là aussi un outil gratuit, facilement partageable avec vos équipes
Inconvénients : si la vue calendaire permet à chacun de voir les deadlines de publications, l'outil ne permet pas le même niveau de détail que le tableau évoqué plus haut
Astuce : vous l'aurez compris, il est utile de le coupler à un calendrier en mode tableur afin de bénéficier de la facilité de lecture de l'un et de la granularité de l'autre
#3 - Outils de gestion de projets
Les plateformes collaboratives de gestion de projets s'avèrent elles-aussi particulièrement efficaces pour planifier vos activité de marketing de contenu. Il en existe un nombre assez conséquent, là aussi des plus simples aux plus évoluées. Sans aller ici jusqu'à un Jira/Confluence, qui s'aura s'adapter à vos workflows, aussi complexes soient-ils, voici quelques outils simples d'utilisation, proposant une version gratuite tout à fait suffisante pour des volumes et des équipes limitées.
Si vous maîtrisez déjà l'un ou l'autre de ces outils, nous ne saurions que trop vous conseiller de commencer par là.
Airtable est un outil de collaboration tout-en-un doté de puissants workflows éditoriaux. Vous pouvez switcher entre les vues kanban, calendrier, tableau et gallerie. Comme Kanbanflow, Airtable permet de tracker le temps passé sur un contenu.
Autre outil de gestion de projet dans la lignée de Trello, Asana propose un modèle de calendrier éditorial clé-en-main, incluant les étapes de production et les types de contenus. Le plus : la fonctionnalité Asana Workload qui permet de visualiser la charge de travail de chacun, et d'ainsi réassigner ou reprogrammer les tâches.
Autre logiciel de gestion de projet "générique", Brightpod dispose d'un calendrier drag & drop intégré, qui offre une vue d'ensemble des tâches en cours tous projets (ou pods) confondus. Il est également possible de filtrer par client (division, stakeholders, ou autre, selon votre secteur d'activité ou votre organisation interne) ou type de tâches.
Comme Trello et Asana, KanbanFlow présente les actions à venir de manière très visuelle : colonnes, cartes, couleurs, etc. Le plus : la méthode Pomodoro appliquée à la production de contenu grâce à un timer intégré vous permettant d'organiser vos sessions de travail et tracker le temps passé sur chaque contenu.
Est-il encore nécessaire de présenter Trello ? Plutôt confidentiel il y a encore quelques années, Trello est sans doute l'un des outils de gestion de projets les plus utilisés aujourd'hui ! Et pour cause - sa versatilité lui permet de servir tout type de projet, et le Calendar Power-Up, qui permet de visualiser les tâches en cours sur un calendrier, est particulièrement adaptée à notre sujet.
Enfin, nous citerons Monday, un outil de management d"équipe facilement utilisable en calendrier de contenus. L'organisation en tableau permet une visualisation rapide et ordonnée, et les nombreux templates disponibles facilitent la prise en main. Et que le nom de vous induise pas en erreur : la fonctionnalité groupe vous permettra de visualiser vos contenus mois par mois.
Enfin, pour finir, nous citerons Zenkit, qui vous permet de switcher d'une vue kanban à une représentation visuelle de votre pipeline de contenus ou à une vue calendrier . Vous pouvez également importer vos boards Trello ou vos projets Asana - si l'envie vous prenait de changer d'outil ;)
#4 - Outils de content marketing
Selon votre activité éditoriale, vous aurez peut-être besoin de passer à la vitesse supérieure et adopter un outil de gestion de contenu ad hoc. Là aussi, il en va de l'outil simple et visuel aux outils hyper puissants qui raviront les entreprises gérant des volumes de contenus multilingues conséquents.
Contently couvre tous les besoins "content marketing" d'une grande entreprise, de la mise en place d'une stratégie à la publication sur ou en dehors de vos sites, et une analyse fine de vos processus de production.
Avec GatherContent, faites de votre calendrier éditorial un puzzle en bougeant vos contenus d'une date à l'autre sans autre forme de procès. Assignez des tâches, updatez des statuts - un email sera automatiquement envoyé aux intervenants concernés.
Vous avez un volume de contenus très conséquent ? Kapost est fait pour vous ! Le calendrier éditorial intégré vous permet par exemple de planifier la publication d'une page pilier, et tous les micro-contenus pour la promouvoir par la suite. Kapost centralise également vos contenus, de vos billets de blog à vos présentations commerciales, vous permettant ainsi d'identifier les éventuels gaps dans votre stratégie de contenu.
Avec son calendrier éditorial intégré, NewsCred vous permet de créer des workflows pour la création de tous vos contenus, de les planifier sur un calendrier, et de suivre tout le processus de production de A à Z. NewsCred vous recommande également des contenus à créer.
Oracle n'est pas en rester avec Oracle Content Marketing. Plutôt destiné à des équipes marketing globales souhaitant organiser la production et la publication cross-canale de contenus émanant de différents départements, la solution vous permet d'organiser votre contenu par persona et par étapes du cycle d'achat.
Le calendrier de contenu StoryChief vous donne une vue d'ensemble sur vos contenus. Vous pouvez ainsi suivre ce qui est planifié, programmé ou publié - et synchroniser tout ça avec votre agenda (Google, Outlook ou Apple). Le plus : une fois un contenu publié, vous pouvez paramétrer StoryChief pour le distribuer sur vos listes, vos médias sociaux ou vos listes de referrals.
#4 - Outils marketing
Certains outils plus généralement destinés aux équipes marketing vous permettront également de disposer d'un calendrier éditorial. C'est notamment le cas d'Hubspot et de SemRush, deux marques mettant le contenu et le content marketing à l'honneur !
Plateforme tout-en-un, Hubspot dispose d'outil de marketing de contenu puissants, dont un calendrier éditorial intégré - ce n'est pas la fonction première de Husbpot Marketing Hub, et la fonctionnalité est quelque peu limitée, mais si vous êtes déjà utilisateur Hubspot, pourquoi ne pas tester l'outil ? Le plus : Husbpot est une plateforme marketing complète vous permettant d'intégrer votre stratégie de contenu dans une stratégie inbound complète !
Terminons par SEMrush, plateforme de "online visibility management" allant du SEO au PPC en passant par les réseaux sociaux et la recherche compétitive - et bien sûr les contenus. Le calendrier éditorial intégré permettant non seulement la planification et la collaboration, mais également le tracking des budgets et une analyse fine des performances avec l'ingrétation avec Google Analytics.
Quel que soit l'outil choisi, faites en sorte qu'il soit un facteur de facilitation. Votre calendrier éditorial est le garant de la bonne exécution de votre stratégie de content marketing : si vous vous prenez à ne pas le mettre à jour, voire à na pas le consulter quotidiennement, il vous faut peut-être reconsidérer l'outil sélectionné et opter pour quelque chose plus en accord avec vos méthodes de travail et votre organisation.
De notre côté, nous expérimentons différents outils régulièrement et avons depuis quelques mois délaissé Trello (que nous utilisons toujours pour d'autres projets, notamment avec nos clients) pour Asana, après un bref passage par Airtable, toujours coordonné avec un Google Sheet afin de garder une vue d'ensemble sur la totalité de nos contenus.
[+] Télécharger notre template de calendrier éditorial !
Note : La version originale de cet article a été publiée le 6 novembre 2018. Il a été mis à jour le 11 février 2020 afin de refléter l'évolution du paysage logiciel.